Житников С.А.

 

Информационное обеспечение процесса прогнозирования

 

Для реализации прогнозных моделей необхо­димо не только располагать своевременной и точной информацией, но и уметь осмыс­ливать ее, делать выводы и результативно воплощать в принимаемых управленческих решениях. Необхо­димость присутствия информационной составляю­щей в процессе прогнозирования очевидна, посколь­ку она является основой всего управленческого про­цесса. Реализация любой цели в процессе деятель­ности всегда связана с проблемой выбора из имею­щихся прогнозных альтернатив наиболее оптималь­ных и рациональных, что вносит элемент неопреде­ленности в прогнозную модель. Снижение неопре­деленности возможно на базе использования инфор­мации, обеспечивающей менеджеров определенны­ми сведениями.

Информация - это совокупность сведений, со­общений, данных, материалов, определяющих меру потенциальных знаний менеджера об опре­деленных процессах, происходящих на предприя­тии в их взаимосвязи. Суть информации составля­ют только те сведения, которые уменьшают нео­пределенность интересующих менеджера событий.

Информация в менеджменте и, следователь­но, в процессе разработки и реализации прогно­зов - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оцен­ки причин ее возникновения и развития, позволя­ющая определить ряд альтернативных прогнозных решений, из которых реально (исходя из конкрет­ной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его исполнени­ем.

На характеристики информации влияет целый ряд факторов: объем, способы приема и методы обработки информации, скорость обработки пер­вичных данных и их предоставления менеджеру, степень устаревания данных, актуальность инфор­мации в определенный момент времени, достовер­ность состояния отражаемого объекта, полнота дан­ных, комплектность информации. Особую роль иг­рают используемые средства обработки информа­ции и информационные технологии, применяемые в работе менеджера.

Характер информации для осуществления процесса прогнозирования зависит от условий, в которых осуществляется прогноз. Эти условия можно разделить на детерминированные {опреде­ленные}, случайные и неопределенные [2].

• Детерминированные, или определенные, име­ют место тогда, когда известен результат каждо­го из альтернативных вариантов прогноза и выбо­ра на его основе варианта решения. Такая ситуа­ция в реальных экономических процессах доста­точно редка. По результатам анализа факторов, влияющих на параметры объекта прогнозирования лишь часть параметров можно считать жестко детерминированными. При этом считается, что су­ществует лишь один вариант значения или изме­нения параметров.

•  Случайные условия имеют место тогда, ког­да представляется возможность определить веро­ятность появления каждого результата.

•  Вероятность определяют как степень воз­можности совершения данного события, и она из­меняется от 0 до 1. Сумма вероятностей всех аль­тернатив должна быть равна единице (так как они образуют полную группу событий). Вероятность появления событий можно оценить как частоту его появления на практике или при фиктивном разыг­рывании, моделировании ситуации. Вероятности могут быть оценены с помощью экспертных оце­нок или на основе статистических наблюдений в ретроспективе.

•  Неопределенные условия имеют место тог­да, когда невозможно оценить вероятность потен­циальных результатов прогноза. Такая ситуация возникает при противодействии разумного про­тивника (конкурента), использовании им тайны или конфиденциальности, а также в силу новизны и сложности требующихся для разработки про­гнозной модели факторов, по которым практичес­ки невозможно получить исходную информацию.

По характеру отражения свойств располага­емая об объекте прогнозирования информация мо­жет быть отнесена к трем видам.

•  Подсознательная или интуитивная, источ­никами которой может быть опыт предыдущих лет, знания менеджера, его квалификация, интуиция и т.п.

•  Предметная информация - описание процес­са или состояния объекта прогнозирования есте­ственным языком с использованием приемов фор­мальной логики. Результат прогнозирования при этом имеет только качественный характер.

•  Количественная, в том числе статистичес­кая информация. Такая информация получается на этапе ретроспекции при анализе объекта прогно­зирования. Результаты прогноза при этом имеют количественные оценки.

По степени достоверности информацию мож­но разделить на достоверную (полученную из офи­циальных источников), относительно достоверную (из случайных источников) и информацию с воз­можным умышленным искажением данных. По отношению объекта управления к субъекту, ин­формацию можно классифицировать как обмен между хозяйственной структурой и внешней сре­дой, между подразделениями фирмы, между руко­водителем и исполнителем и т.п.

Существуют также многообразные классифи­кации информации по следующим признакам:

•   по способу передачи (электронная, телефонная, спутниковая, письменная и др.);

•  по   изменчивости   во   времени   (условно-по­стоянная   и   условно-переменная (недолговечная);

•  по режиму передачи (в не регламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определен­ные сроки);

•  по назначению (экономическая, техничес­кая, организационная, социальная и др.);

•  по форме передачи (вербальная (словесная) и невербальная).4

Практически все перечисленные виды инфор­мации могут быть в той или иной степени задей­ствованы как в процессе разработки прогнозной модели, так и при ее реализации.

Возможности покрытия информационных по­требностей при разработке прогнозов зависят от имеющейся на предприятии информационной базы, накопленной за предыдущие периоды деятельнос­ти.

Для большинства хозяйствующих субъектов информационные потребности приблизительно одинаковы и их можно сгруппировать следующим образом (рис. 1) [1].

Рис. 1. Классификация информационных потребностей

Экономическая информация последовательно и полно отражает производственно-хозяйствен­ную деятельность предприятия.

Плановая информация служит для выбора дей­ствий, которые могут быть приняты в будущем. Сюда можно отнести информацию, содержащую­ся в сметах, бюджетах, показатели производствен­ной программы, экономические нормативы для контроля плановых цифр и т.п.

Нормативно-справочная информация - связу­ющее звено между остальными видами экономи­ческой информации. Ее состав определяется типом производства, номенклатурой продукции, сложно­стью технологического процесса, уровнем разви­тия хозяйственных внутренних связей.

Учетная информация имеет общие черты, прин­ципы и объекты с нормативно-справочной и пла­новой информацией. Именно эта информация ис­пользуется как для оперативного управления, так и для разработки долгосрочных и краткосрочных прогнозов.

Первичная информация обеспечивает данны­ми финансовый и управленческий учет. Это теку­щая оперативная информация о результатах дея­тельности всех производственных подразделений (цехов, участков, бригад) и даже отдельных ра­ботников.

В рыночной среде основополагающими ста­новятся прогнозы сбыта и производства, а также прогноз предприятия в капитале (прогноз инвес­тиций). При этом этапы процесса прогнозирования (рис.2) базируются на определенной, только им присущей информации, разделяющей всю не­обходимую информационную базу на три состав­ляющие: информацию о внешней среде, информа­цию о хозяйственной деятельности предприятия и информацию о финансовой деятельности.

Рис. 2. Стадии реализации процесса прогнозирования

Потребности в информации на каждом этапе прогнозирования представлены в таблице 1. Раз­работка прогноза начинается с изучения рынка, определения прогнозных цен на продукцию и ус­тановления возможностей предприятия по сбыту.

Таблица 1. Характер информации для разра­ботки прогнозной модели

Следует учитывать, что прогноз есть вероят­ность наступления тех или иных событий и прак­тически всегда в нем присутствует ошибка нео­пределенности и случайного влияния на показа­тель неучтенных и редко происходящих фактов. Это означает, что "идеальный прогноз" часто не­возможен. Прогнозировать можно только область возможных состояний, дополняя экстраполируе­мое значение доверительным интервалом прогно­за. При прогнозировании деятельности предприя­тия наименее детерминированным событием явля­ется тенденция развития внешней среды, особен­но цен, так как они зачастую не зависят от дея­тельности самой хозяйственной структуры. Поэто­му именно для прогноза ценовых индексов-дефля­торов определяется область возможных значений, границы которой представляют собой пессимис­тический и оптимистический варианты развития. Таким образом, дальнейшие расчеты ведутся по трем вариантам, добавляя к уже названным двум наиболее вероятный, соответствующий значени­ям линии тренда (т.е. средний вариант прогноза).

На динамику некоторых стоимостных пока­зателей (затрат по статьям, капитальных вложе­ний, отвлечений из прибыли) большое влияние оказывает инфляция. В результате того, что в пос­ледние годы уровень инфляции изменяется в боль­ших пределах, ее влияние часто скрывало тенден­ции происходящих на предприятиях процессов.

Поэтому для учета инфляции всю, накоплен­ную за предыдущие периоды стоимостную инфор­мацию приводят сначала в сопоставимый вид, ос­вобождая ее от влияния инфляционных процессов (то есть к единым ценам). Сопоставимыми ценами при этом выбирают цены, действующие в период разработки прогноза, связывая прошлые и буду-

Стадии процесса прогнозирования

Результирующие показатели

Характер информации

1 . Прогноз сбыта

Цена   на   продукцию   на внут­реннем    и    внешнем рынках, курс     доллара, суммы акциза, объемы выручки от прочей реа­лизации (работ, услуг)

Тенденции изменения индексов-дефляторов, тренды динамики курса доллара, ставок акциза, тенденции в объемах услуг, оказываемых на сто­рону (в натуральном и стоимостном выражении)

2. Прогноз произ­водства

Объемы производства продук­ции в целом по предприятию и по структурным подразделе­ниям, товарная продукция

Экстраполяция объемов производства за предше­ствующие периоды, норматив потерь при транс­портировке продукции до потребителя, расход продукции на собственные нужды

3. Прогноз дохо­дов

Объемы реализации   продук­ции, выручка от реализации продукции,   общий объем до­ходов, чистая выручка (без НДС и акцизов)

Остатки продукции на начало периода, период оборачиваемости остатков, среднесуточный объем производства, ожидаемая величина остатков продукции на конец периода, ставки НДС, уровень сопоставимых и действующих цен

4. Прогноз затрат

Смета затрат по статьям себе­стоимость основных видов про­дукции, себе стоимость единицы продукции, налоги, относимые на себестоимость

Распределение    затрат    на   условно-постоянные и условно -переменные, зависимость изменения численности от объема производства, динамика средней заработной платы под влиянием инфляции,   тенденции    в    изменении амортизационных отчислений, изменение переменных   затрат,   ожидаемый уровень прочих и общепроизводственных затрат

5. Прогноз при­были

Прибыль от реализации продук­ции и услуг, балансовая прибыль

Прогнозы доходов и затрат, расчет налогов, относимых на прибыль, динамика отвлеченных денежных средств из прибыли под воздействием инфляции

6. Прогнозирова­ние инвестиций

Источники финансирования и фи­нансовые расходы, избыток (дефицит) денежных средств

Прогноз амортизационных отчислений, прибыли, отвлечений из прибыли, пополнение собственных      оборотных средств, прогноз инвестиционной активности

7. Прогноз денеж­ных поступлений

Объем реализации продукции по направлениям сбыта, чистая вы­ручка от реализации продукции, услуг на сторону по направле­ниям, сумма денежных поступ­лений от потребителей продукция (работ, услуг)

Размер отгруженной продукции в натуральном и стоимостном выражении на начало года, средний срок транспортировки до потребителя, реализация продукции в прогнозном периоде по отгрузке, ожидаемый размер отгруженной продукции на конец прогнозного периода, ожидаемый размер дебиторской задолженности

8. Прогнозирова­ние денежных расходов

Сумма денежных расходов

Прогноз капитальных вложений, прогнозное значение налоговых платежей, эксплуатационные расходы,     размер кредиторской задолженности на начало прогнозного периода, период оборота кредиторской задолженности, ожидаемая величина обязательств на конец прогнозного периода

9. Финансовый прогноз

Прогноз избытка или дефицита денежных средств, возмож­ность погашения недоимки в бюджеты и внебюджетные фонды, прогноз создания резервов денежных средств

Остаток средств   на   начало   периода, прогноз поступления и использования денежных средств,   возможность   использования крат­косрочных и долгосрочных заемных средств, ожидаемый остаток средств на конец прогноз­ного периода

10. Прогнозный баланс

Распределение капитала пред­приятия по статьям агрегатированного баланса, ликвидность, платёжеспособность, рента­бельность капитана

Результаты расчётов на предыдущих стадиях прогноза

щие значения в текущем периоде, что позволяет предварительно оценить текущее состояние пред­приятия. Затем сопоставимые показатели экстра­полируются, и полученные прогнозные значения приводят к действующим в прогнозном периоде ценам.

Анализ состава данных, применяемых для раз­работки прогнозной модели, позволяет сделать вы­вод о детерминированности (причинно-следствен­ной обусловленности) между объемом производ­ства и практически всеми показателями, отража­ющими деятельность хозяйственной структуры. Экономические результаты в большей степени за­висят от влияния внешних факторов, часто носящих случайный характер (цены, темпы инфляции и т.п.).

При разработке долгосрочных прогнозов объем информации может быть несколько сокра­щен в силу большой степени инерционности пока­зателей и эволюторного характера их развития. Внимание при прогнозировании при этом должно уделяться количественной оценке влияния "фоно­вых" параметров, формирующих внешнюю среду. В краткосрочном периоде все больше возрастает зависимость результатов прогноза от объема ин­формации.

В зарубежной практике широко используется система раннего предупреждения - особая информационная система, благодаря которой руковод­ство предприятия должно получать сведения о по­тенциальных опасностях, грозящих от внешней среды и (или) внутренней среды самого предприя­тия, с тем, чтобы своевременно и целенаправлен­но реагировать на "угрозы" соответствующими мероприятиями.

Данные раннего предупреждения выступают в роли своеобразных индикаторов и показывают их влияние на динамику оборота и прибыли в слу­чае, когда менеджерами не принимаются никакие меры. По сути, речь идет о комбинированной про­гнозно-аналитической информации, которая исхо­дит из, во многом, скрытых явлений и позволяет спрогнозировать их воздействие с высокой задан­ной вероятностью.

Процесс создания системы раннего предуп­реждения должен включать следующие этапы [3]:

1.  Определение области наблюдения. При этом в соответствии с целями предприятия опреде­ляются потенциальные источники опасности, ко­торые могут служить причиной кризисного разви­тия предприятия. Внешними областями наблюде­ния могут быть специфические рынки (местный, региональный, внешний), технологические сферы; внутренними - продуктовые программы.

2.  Определение индикаторов раннего предуп­реждения (об объемах заказа, ценах на рынках снабжения и сбыта, об инвестициях и т.п.).

3.  Определение целевых показателей и интер­валов их изменения по каждому индикатору.

4.  Определение задач для центров обработки информации. При этом периферийными элемента­ми (датчиками), которые улавливают изменение индикаторов, могут быть менеджеры всех подраз­делений хозяйственной структуры. В ряде случа­ев возможна децентрализованная оценка сигналов раннего предупреждения, а централизованная об­работка может быть возложена на службы марке­тинга и планово-экономический отдел, группу прогнозирования.

5.  Формирование информационных каналов. Речь идет о структурировании информационных связей между внешней средой, структурными под-

разделениями и системой раннего предупреждения, а также между этой системой и ее пользователями - руководителями всех уровней.

Достоинство такой системы - ее ориентация не только на прошлые периоды, но и на будущее. В отличие от автоматизированных систем плановых расчетов (которые в настоящее время используют­ся на большинстве предприятий) в системе УИС должна учитываться прогнозная информация, под­готовленная на базе расчетных моделей, в соответ­ствии с принципом замкнутого контура управле­ния, а на базе прогнозных, контрольных показате­лей и данных раннего предупреждения формиро­ваться информация для регулирующих воздействий.

Работоспособность информационной системы во многом будет зависеть от характера данных, поступающих из различных подразделений пред­приятия. Новый подход к прогнозированию (преж­де всего краткосрочному) приведет к увеличению информационных потребностей и расширению пе­речня исходных данных, необходимых для осуще­ствления прогноза.

Используя имитационные и оптимизационные модели из банка управленческих моделей (напри­мер, балансовые модели, экстраполяционные мо­дели, сметные уравнения), можно определить воз­действие изменений в производственной програм­ме и потенциале предприятия или влияние измене­ния стоимостных параметров на высшие конкрет­ные (стоимостные) цели предприятия, что может служить основой для принятия необходимых ре­шений руководством предприятия.

 

Литература:

1.   Карпова Т.П. Основы управленческого учета: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 1997. -392 с.

2.  Фатхутдинов Р.А. Разработка управленчес­кого решения: Учебное пособие. -М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997. -208 с.

3.    Хан Д. Планирование и контроль: концеп­ция контроллинга: Пер. с нем./ Под ред. и предисл. А.А.Турчака, Л.Г.Головача, М.Л.Лукашевича. -М.: Финансы и статистика, 1997. - 800 с.